As redes sociais facilitaram a comunicação. Todavia, o e-mail continua a melhor alternativa para a troca de mensagens on-line entre setores e empresas. "Trata-se de uma ferramenta para a documentação de informações. Além disso, um e-mail com domínio personalizado aumenta a credibilidade na formalização de negócios", coloca o CEO da Dotfile, Maycon Marchiori. "Através do e-mail trocamos propostas, contratos, documentos e atendemos clientes. Por isso a disponibilidade do sistema é muito importante", sublinha o sócio do provedor de tecnologia sul-catarinense, Dalton Gonçalves.
Na criação de um e-mail é preciso analisar o espaço disponível para armazenamento. Mas também é necessário verificar, por exemplo, os controles de spam. Isso evita o gasto desnecessário de energia na rotina de trabalho. Algumas empresas também limitam o tráfego de dados e, conforme o plano contratado, há restrição ao número de contas. Existe a possibilidade também das mensagens serem monitoradas em tempo real para evitar vazamento de informações. “O ideal é que cada setor de uma empresa tenha um e-mail para o tráfego de informações internas e contato com os fornecedores”, completa Maycon.
Em todo o mundo estima-se que mais de 150 milhões de e-mails são enviados a cada 60 segundos. Isso exige infraestrutura na transmissão de dados, armazenamento e atualização constante das ferramentas gerenciais. No caso da Dotfile, além do uso de data centers modernos e estáveis, a flexibilização dos servidores permite padrões de segurança definidos individualmente por cada empresa contratante. São regras que se aplicam aos usuários como horários de disponibilidade do serviço, tipos de mensagens, anexos e o nível de controle de spam aplicado a cada caixa de entrada.
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